Come scrivere un contratto di franchising: Esempio e modello

Come scrivere un contratto di franchising – Contratto di franchising esempio – Contratto di affiliazione commerciale modello – Guida completa al Franchising: quali clausole inserire – 

Il franchising è un modello di business che consente di coniugare due differenti esigenze:

1. da un lato, quella di un imprenditore, già attivo in un determinato settore (franchisor), di espandere la propria attività non dovendo sostenere in proprio i costi dell’apertura di nuove unità locali, con dipendenti propri, etc.;
2. dall’altro, quella di un imprenditore (il franchisee, spesso neofita), al quale viene concesso il diritto di utilizzare il marchio ed il know-how del primo e di sfruttare una formula commerciale solida e già sperimentata sul mercato, e ciò al fine di ridurre il rischio d’impresa.

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Contratto di franchising: esempio e modello

Scrivere un contratto di franchising richiede una notevole consapevolezza delle modalità di funzionamento di una franchise, e ciò si traduce poi nella necessità di una particolare attenzione ai dettagli legali e commerciali dell’operazione per garantire che tutte le parti siano tutelate.

Questa certamente non può essere una guida completa al franchising, e non può ovviamente esplorare ogni aspetto essenziale per redigere un modello di un contratto di affiliazione commerciale solido e conforme alle normative, ma può comunque essere di ausilio all’operatore per la redazione di modelli rispettosi delle prescrizioni di Legge e che considerino anche ciò che normalmente accade nella pratica del contratto di franchising.

Di seguito, pertanto, alcuni consigli utili su come redigere un modello di contratto di franchising.

1. Comprendere la Normativa di Riferimento

Prima di iniziare a scrivere il contratto, è fondamentale comprendere la normativa che regola il franchising. In Italia, il contratto di franchising è disciplinato dalla Legge 129 del 2004. La legge (sulla quale puoi leggere QUESTO APPROFONDIMENTO) definisce gli elementi essenziali del contratto, gli obblighi informativi precontrattuali spettanti ad entrambe le parti del contratto e altri requisiti chiave.

Familiarizzare con questa normativa permette di redigere contratti che non solo siano conformi alla Legge, ma che evitino anche potenziali contenziosi legali.

2. Abbozzare la struttura del Contratto di Franchising

Un contratto di franchising tipico dovrebbe includere, come minimo, una serie di sezioni nelle quali disciplinare gli aspetti principali ed imprescindibili del contratto. Senza alcuna pretesa di completezza, possiamo menzionare:

a. Un’introduzione, nella quale inserire:

• L’identificazione delle Parti: Nome/ragione sociale, indirizzo e riferimenti identificativi, anche fiscali, del franchisor e del franchisee. Questa sezione deve essere chiara e completa per evitare ambiguità sull’identità delle parti.
• Le premesse che hanno condotto le parti alla stipulazione del contratto: si tratta di dichiarazioni preliminari relative al contesto ed agli obiettivi perseguiti dalle parti del contratto. Le premesse forniscono un importante ausilio interpretativo circa la volontà delle parti ed il contesto nel quale il contratto “nasce”.

b. delle Definizioni

• E’ importante chiarire i termini chiave utilizzati nel contratto per evitare ambiguità. Le definizioni aiutano a garantire che tutte le parti abbiano una comprensione comune dei termini utilizzati, riducendo il rischio di malintesi, e sono comunque utili anche in caso di contenzioso, in quanto forniscono una base interpretativa comune a chi debba poi gestire l’interpretazione del contratto di franchising

c. La specificazione dei Diritti e degli Obblighi delle Parti

• Diritti del Franchisee: Fondamentali l’uso del marchio e le relative modalità, l’accesso al know-how, le modalità di prestazione, da parte del Franchisor, delle attività di assistenza tecnica e commerciale. E’ importante anche, in questo contesto, fornire una specifica dei diritti relativi al supporto marketing, alla formazione continua, ed all’attività di aggiornamento.
• Obblighi del Franchisee: Rispetto delle linee guida operative, pagamento delle (eventuali) royalties, mantenimento della riservatezza. E’ opportuno includere in questa sezione anche una disciplina degli obblighi relativi alla conformità legale e al mantenimento degli standard di qualità.
• Diritti del Franchisor: Controllo sulla qualità, ispezioni periodiche, aggiornamenti del sistema. E’ opportuno includere in questa sezione le modalità con le quali è possibile eventualmente esercitare il diritto di modificare il sistema di franchising in base alle esigenze di mercato (il punto è particolarmente delicato: LEGGI ANCHE QUESTO ARTICOLO).
• Obblighi del Franchisor: in questa sezione occorre disciplinare le modalità di fornitura ed approvvigionamento delle merci, le modalità con le quali il Franchisor deve fornire al Franchisee assistenza continua, formazione e supporto marketing.

3. Le Clausole Essenziali per l’operatività concreta del Contratto di franchising (e non solo)

a. Durata e Rinnovo

• Specificare la durata del contratto e le condizioni per il rinnovo. La durata tipica varia da 3 a 10 anni, con opzioni di rinnovo basate su determinati criteri di performance. E’ importante descrivere le procedure per il rinnovo, inclusi eventuali costi aggiuntivi. Da tenere presente, inoltre, che la L. 129 del 2004 prevede espressamente che la durata minima del contratto sia tre anni, ma che tale durata minima deve comunque assicurare l’ammortamento dell’investimento operato dal franchisee, e non è detto che per tale ammortamento tre anni siano sufficienti.

b. Royalties e Pagamenti

• Fee di Ingresso: Importo iniziale che il franchisee deve corrispondere per entrare nella rete.
• Royalties: Percentuale sulle vendite o importo fisso che il franchisee deve pagare periodicamente.
• Altri Costi: Eventuali altri costi, come contributi pubblicitari o per servizi aggiuntivi. E’ importante che il Franchisor fornisca quantomeno una tabella dettagliata dei costi. Ciò non soltanto per doverosa trasparenza nei confronti del franchisee, ma anche poiché la Legge 129 del 2004 prevede espressamente, tra i propri requisiti essenziali, che devono essere presenti a pena di nullità del rapporto, quello della “indicazione dell’ammontare dell’investimento” che il franchisee dovrà sostenere.

c. Territorio e Esclusiva

• Definire l’area geografica in cui il franchisee può operare e se ha l’esclusiva su tale territorio.

d. Formazione e Supporto

• Dettagliare i programmi di formazione iniziale e continua offerti dal franchisor, inclusi i contenuti, la durata e la modalità di erogazione. Descrivere anche i tipi di supporto operativo disponibili.

4. Obblighi Informativi Precontrattuali

La Legge 129 del 2004 richiede che il franchisor fornisca al potenziale franchisee una serie di informazioni almeno 30 giorni prima della firma del contratto. Queste informazioni includono:

• Bilanci degli ultimi tre anni: si tratta di un dato essenziale al fine di valutare la solidità finanziaria del franchisor.
• Lista degli affiliati e variazioni negli ultimi tre anni: Permette di comprendere la stabilità della rete di franchising ed il turn over che si genera al suo interno. Teniamo sempre presente che un turn over superiore al 10% evidenzia una “volatilità” della rete che non offre particolare sicurezza e solidità all’investimento effettuato.
• Descrizione del know-how: Specifica le competenze e le conoscenze che verranno trasferite al franchisee.
• Eventuali procedimenti legali definiti negli ultimi tre anni: è chiaro che la presenza di elevato tasso di contenzioso endorete non può che essere generato da tensioni interne al sistema di franchising che meritano di venire analizzate in profondità, potendo celare problematiche “seriali” e destinate quindi a ripetersi nel tempo.

5. Protezione del Marchio e Proprietà Intellettuale

Per il Franchisor e per la tutela dell’azienda di quest’ultimo è fondamentale assicurarsi che il contratto includa clausole che assicurino la più rigorosa tutela del marchio e dei diritti di proprietà industriale ed intellettuale del franchisor. Queste possono comprendere:

• Le modalità di impiego, da parte del Franchisee, del Marchio del Franchisor: Condizioni e limitazioni sull’uso del marchio. Includere restrizioni sull’uso del marchio al di fuori del territorio designato.
• Riservatezza: Obblighi di riservatezza riguardo al know-how e altre informazioni sensibili. E’ importante anche la definizione delle sanzioni (ad esempio anche mediante la predisposizione di clausole penali) per la violazione degli obblighi di segretezza e riservatezza.

6. La Risoluzione delle Controversie

Di estrema importanza è la definizione delle procedure per la risoluzione delle controversie. Le opzioni comuni includono:

• la Mediazione ex D. Lgs. 28/2010: si tratta di un metodo alternativo di risoluzione delle controversie tra le parti che prevede la sottoposizione della vertenza, prima che al Giudice Civile, all’Arbitro o agli Arbitri, ad un mediatore professionale per l’effettuazione di un tentativo di conciliazione che conduca, auspicabilmente, alla stipulazione di un accordo. Si segnala, peraltro, che per effetto della c.d. Riforma Cartabia, la mediazione è divenuta obbligatoria per le controversie in materia di contratto di franchising, a pena di improcedibilità della domanda esercitata in via giudiziale.
• L’ Arbitrato: si tratta di un procedimento contenzioso, nel quale però la decisione della controversia, invece che essere affidata ad un Giudice, è rimessa ad un Arbitro o ad un Collegio Arbitrale.
• Indicazione del Foro esclusivamente Competente: Specificare il tribunale competente in caso di azioni legali. Se si tratta di contratto di franchising internazionale è importante includere nel contratto l’indicazione della giurisdizione e le leggi applicabili.

7. Clausola risolutiva espressa ed eventuale recesso

E’ estremamente rilevante, ancora, prevedere le situazioni nelle quali una o entrambe le parti possono invocare il diritto alla risoluzione anticipata del contratto, in particolare in caso di inadempimento dell’una o dell’altra a prescrizioni del contratto considerate essenziali. E’ quindi importante predefinire le situazioni di inadempimento grave delle parti, al ricorrere delle quali la parte adempiente possa provocare, per effetto di una semplice comunicazione, la risoluzione del contratto di franchising.

Qualora ciò sia interesse di una delle parti, poi, le stesse dovrebbero prevedere nel contratto le ipotesi nelle quali si possa recedere dal contratto prima della scadenza naturale, ed a quali condizioni (eventuali clausole penali, ad esempio). Caratteristiche, contorni e modalità di esercizio del diritto di recesso dovrebbero essere analiticamente e chiaramente determinati, onde evitare malintesi di sorta.

8. Scrivere un contratto di franchising: La Checklist per un Contratto di Franchising “robusto”

• Verificare che tutte le clausole essenziali siano incluse e chiaramente definite.
• Assicurarsi che le informazioni precontrattuali siano complete e accurate.
• Includere clausole di protezione per la proprietà industriale ed intellettuale.
• Definire chiaramente le procedure di risoluzione delle controversie.
• Redigere il contratto in modo che rispetti tutte le normative locali applicabili.

9. Gli aspetti Pratici della Gestione di un Franchising

Il franchisor deve porre particolare attenzione, nel corso dello svolgimento del rapporto di affiliazione, al monitoraggio delle performance: deve quindi predisporre Strumenti e metodi per monitorare le performance dei franchisee e, in caso di performance negativa, deve adottare misure correttive (pubblicitarie; operative; di sostegno al business, etc.), adattando il modello di business in base all’esperienza concretamente vissuta dai franchisee della rete sul territorio. Sulle modalità di gestione della rete in franchising.

Un contratto di franchising completo può includere anche meccanismi per il monitoraggio e la valutazione delle performance dei franchisee. In questo caso, il contratto deve definire chiaramente le metriche di performance (vendite mensili, soddisfazione del cliente, conformità agli standard operativi) e prevedere un sistema di reportistica e di statistiche che consentano di valutare le prestazioni e così di “tarare” meglio, ad esempio, la quantità di merce da immettere, etc..

Il contratto può poi prevedere delle Visite di Ispezione, che vanno programmate e gestite in modo da non apparire come “vessatorie”. Esse, al contrario, dovrebbero essere lo strumento attraverso il quale il Franchisee dovrebbe percepire la presenza costante del Franchisor sul territorio.

Vi è, infine, il tema degli aggiornamenti al contratto: in linea di principio è corretto che il contratto preveda la possibilità di adeguamenti della formula commerciale (c.d. “refresh”, ma allo stesso modo occorrerebbe modulare nel modo meno invasivo possibile i costi che ciò imporrebbe al Franchisee, ed al contempo evitare lo stravolgimento del sistema mediante introduzione di metodi radicalmente nuovi (che non sono ciò per cui il Franchisee ha pagato il contributo di affiliazione, ed al contempo dovrebbero essere anche oggetto di adeguata sperimentazione, prima di introdurli ex novo nella rete – sul punto LEGGI QUESTO ARTICOLO).

Come scrivere un contratto di franchising: errori Comuni da Evitare

a. La mancanza di Chiarezza
Una delle cause principali di vertenze nell’ambito dei sistemi in franchising è la mancanza di chiarezza. La presenza di clausole ambigue o di dubbio tenore è SEMPRE fonte di problemi. Occorre pertanto assicurarsi che ogni clausola sia specifica e comprensibile.

b. Omesso supporto da parte del Franchisor al Franchisee
Il Franchisee NON DEVE operare “da solo”. Se resta da solo, privo di supporto, se è costretto a risolvere eventuali criticità  – ad es. – con i fornitori da solo, e se non percepisce alle spalle la forza imprenditoriale e di rapporti che è propria della Casa Madre, rischia di non percepire il valore aggiunto che il Franchising può fornire nell’ambito dell’attività imprenditoriale. Rischia di pensare che a queste condizioni tanto valeva avviare un’attività autonoma, senza pagare per usare il marchio altrui. Non specificare chiaramente il tipo di supporto che il franchisor fornirà può portare a malintesi ed a criticità gestionali di rilevante importanza. Nello scrivere un contratto di franchising occorre quindi esprimere nel dettaglio i servizi di supporto inclusi nel contratto.

c. Termini di Pagamento Ambigui
Condizioni di pagamento non chiare possono causare problemi finanziari e difficoltà di gestione del cash-flow. Stabilire termini di pagamento precisi per royalties, fee di ingresso e altri costi può prevenire problematiche, talora anche di rilevante entità.

d. Non conformità alla Legge
Un contratto di franchising invalido perché… è scritto male, o perché contiene clausole invalide, può generare per il Franchisor un problema ENORME, poiché tutti gli altri contratti conclusi dal franchisor con tutti i Franchisee seguiranno la medesima sorte. Occorre quindi che il contratto di franchising sia predisposto da un Avvocato esperto di affiliazione commerciale, in modo da evitare errori o la presenza di clausole contrattuali invalidanti.

Ricordiamoci che l’esigenza principale delle parti è quella di certezza dei loro rapporti giuridici.

Conclusione

Scrivere un contratto di franchising richiede una comprensione approfondita delle normative e delle esigenze commerciali di entrambe le parti. Un contratto ben redatto non solo protegge gli interessi di franchisor e franchisee, ma facilita anche una relazione commerciale di successo e duratura. Utilizzando questa guida completa, è possibile creare un contratto di franchising solido e conforme alle leggi, garantendo trasparenza e fiducia reciproca tra le parti coinvolte.

Come scrivere un contratto di franchising: come possiamo aiutarti

Abbiamo venti anni di esperienza nella creazione e nella gestione di reti in franchising (LEGGI QUESTO ARTICOLO) e da lungo tempo forniamo la nostra attività di assistenza e consulenza legale in materia di contratto di franchising ad imprese-Franchisor e ad imprese-Franchisee o anche ad intere cordate di Franchisee.

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